Evaluasi dan Pemilihan Sistem Informasi

Integrasi Proses Bisnis dan Manajemen Informatika Pelayanan Kesehatan

Mohammad Rizki
mohammadrizki@unram.ac.id

FKIK Universitas Mataram

31 Oktober 2025

🧩 Bagian 1: Analisis Proses Bisnis (BPM)

  1. Pilih satu core process dari unit pelayanan (contoh: pelayanan rawat jalan, imunisasi, farmasi, laboratorium, atau klaim BPJS).

  2. Buat diagram proses (flowchart atau DOT) yang menggambarkan alur as-is process (kondisi saat ini).

  3. Identifikasi minimal tiga titik masalah (pain points) seperti:

    • Duplikasi data

    • Keterlambatan pelayanan

    • Kurang koordinasi antar unit

    • Ketidaksesuaian SOP

  4. Buat usulan to-be process (alur ideal) yang lebih efisien dan terintegrasi.

💡 Output: diagram + uraian analisis

🧮 Bagian 2: Evaluasi dan Pemilihan Sistem

  1. Berdasarkan alur proses yang Anda petakan, evaluasi bagaimana sistem informasi yang ada (atau yang seharusnya ada) mendukung atau menghambat proses tersebut.

  2. Gunakan kerangka evaluasi HOT-fit atau DeLone & McLean untuk menilai aspek berikut:

    • Kualitas sistem dan informasi

    • Dukungan organisasi

    • Kepuasan pengguna

    • Dampak terhadap efisiensi dan mutu layanan

  3. Rumuskan 3–5 kriteria penting yang perlu dipertimbangkan jika institusi hendak memilih atau memperbarui sistem informasi kesehatan.

💡 Output: tabel evaluasi + rekomendasi naratif

🧩 Pertanyaan

  1. Apakah sistem informasi yang baik harus selalu menyesuaikan proses bisnis, atau sebaliknya?

  2. Bagaimana kita dapat menyeimbangkan efisiensi teknologi dengan nilai kemanusiaan dalam pelayanan kesehatan?

  3. Apa risiko terbesar dari implementasi sistem yang tidak memahami alur kerja organisasi?

  4. Bagaimana pendekatan Business Process Mapping dapat membantu proses akreditasi dan peningkatan mutu layanan?

🎯 Tujuan Presentasi

  • Mengenalkan tahapan evaluasi sistem informasi kesehatan.

  • Menjelaskan hubungan antara proses bisnis dan sistem informasi kesehatan.

  • Mengenalkan langkah Business Process Mapping (BPM) untuk mendukung pemilihan sistem.

  • Mengenalkan desain strategi implementasi yang mengintegrasikan proses dan teknologi.

  • Mengenalkan prinsip pemilihan dan implementasi sistem secara praktis.

📘 Konsep Dasar Manajemen Informatika Pelayanan Kesehatan

Manajemen Informatika Kesehatan = integrasi manajemen, teknologi informasi, dan pelayanan kesehatan.

Komponen utama:

  • Data → Informasi → Pengetahuan

  • Sistem Informasi Kesehatan (SIK) = manusia + proses + teknologi

Tujuan: meningkatkan efisiensi, mutu layanan, dan pengambilan keputusan berbasis data.

🎯 Tujuan Utama Sistem Informasi Kesehatan

  • Meningkatkan efisiensi & mutu pelayanan.

  • Mendukung evidence-based decision making.

  • Memenuhi regulasi (Permenkes 24/2022, SNARS).

  • Menjamin keamanan & privasi pasien (CIA: Confidentiality, Integrity, Availability).

🌎 Tingkatan Sistem Informasi

Fasyankes → Negara, seperti konsep eHealth WHO (World Health Organization 2012)

🧩 Tahapan Evaluasi Sistem Informasi

Tahap Fokus Pertanyaan Kunci
1. Evaluasi Kebutuhan Analisis masalah & kebutuhan informasi Apa tujuan utama sistem? Siapa penggunanya?
2. Evaluasi Teknis Kinerja, integrasi, skalabilitas Apakah sistem kompatibel dengan infrastruktur yang ada?
3. Evaluasi Ekonomi Biaya vs manfaat Apakah investasi layak (ROI, TCO)?
4. Evaluasi Organisasional Kesiapan SDM & budaya kerja Apakah organisasi siap berubah?
5. Evaluasi Pasca-Implementasi Dampak & kepuasan pengguna Apakah sistem meningkatkan efisiensi & mutu layanan?

⚙️ Prinsip Pemilihan Sistem Informasi

  1. Selaras dengan strategi organisasi.

  2. User-centered design.

  3. Interoperabilitas standar (HL7, FHIR, ICD-10, SNOMED CT).

  4. Keamanan data (CIA principle).

  5. Scalability & sustainability.

Sistem yang baik mengikuti cara kerja organisasi, bukan sebaliknya.

🔄 Menyelaraskan Sistem dengan Proses

  • Lakukan fit-gap analysis antara to-be process dan fitur sistem.

  • Prioritaskan automasi di titik yang paling mengurangi waktu atau kesalahan.

  • Pastikan interoperabilitas antar unit (lab, farmasi, keuangan).

🧠 Evaluasi Sistem: Fokus pada Workflow Fit

Gunakan model evaluasi yang menilai aspek teknis dan organisatoris.

Model Evaluasi Populer:

  • DeLone & McLean IS Success Model
    → Kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, penggunaan, kepuasan, manfaat bersih.

    kualitas sistem & informasi → kepuasan pengguna → manfaat. (Delone dan McLean 2003)

  • HOT-fit Framework
    → Menilai kesesuaian antara Human, Organization, dan Technology. (Yusof dkk. 2008)

  • Balanced Scorecard IT
    → Perspektif finansial, pelanggan, proses internal, pembelajaran.

📋 Kriteria Pemilihan Sistem

Aspek Kriteria Utama
Fungsionalitas Mendukung proses klinis, manajerial, dan administratif
Teknologi Kompatibilitas, keandalan, keamanan, dukungan vendor
Ekonomi Biaya investasi, operasional, pelatihan, ROI
Organisasi Dukungan manajemen, kesiapan SDM
Legal & Etik Kepatuhan regulasi & perlindungan data pribadi

🔄 Tahapan Proses Pemilihan Sistem

  1. Pembentukan tim evaluasi multidisiplin.

  2. Penyusunan User Requirement Specification (URS).

  3. Request for Proposal (RFP) ke vendor.

  4. Demo dan pilot testing.

  5. Penilaian dan negosiasi kontrak.

  6. Implementasi bertahap dan pelatihan pengguna.

🛠️ Contoh Checklist URS (berbasis proses)

  • Apakah sistem mendukung alur registrasi yang baru (3 langkah)?

  • Apakah ada integrasi real-time dengan lab & farmasi?

  • Bagaimana alur notifikasi untuk hasil kritis?

  • Kapasitas pencatatan selama beban puncak (peak load)?

  • Mekanisme rollback bila entri data salah?

🔎 Mengapa Proses Bisnis Penting?

  • Proses bisnis menggambarkan bagaimana layanan disampaikan kepada pasien.

  • Sistem yang tidak memahami proses akan menimbulkan beban kerja tambahan.

Contoh alur (high-level):

Registrasi → Triage → Pemeriksaan → Terapi → Farmasi → Kasir → Pelaporan → Klaim

🗺️ Business Process Mapping (BPM)

Langkah-langkah:

  1. Identifikasi proses utama dan aktor.

  2. Petakan as-is (current state).

  3. Catat pain points dan bottlenecks.

  4. Rancang to-be process (desired state).

  5. Integrasikan kebutuhan ke dalam URS

BPM: Diagram (Contoh 1)

proses_bisnis A Pasien Datang B Registrasi A->B C Triage B->C D Pemeriksaan Dokter C->D E Tindakan / Pemeriksaan Penunjang D->E F Farmasi E->F G Kasir / Pembayaran F->G H Laporan & Dokumentasi G->H

Diskusikan di mana bottleneck paling sering muncul dan mengapa. Diskusikan juga bagaimana mengenali bottleneck

BPM: Diagram (Contoh 2)

sequenceDiagram
  participant IGD
  participant Admisi
  IGD->>Rawat Inap: Ada kamar?
  loop Cek
    Rawat Inap->>Rawat Inap: Cek ketersediaan kamar
  end
  Note right of Rawat Inap: Ada kamar
  Rawat Inap-->>IGD: Ada kamar
  Rawat Inap->>Admisi: Kami siapkan kamar untuk pasien IGD
  Admisi-->>Rawat Inap: Oke!

Diskusikan bagaimana sebuah aplikasi dapat mempersingkat proses ini

🏥 Studi Kasus 1

  • BPM menemukan 4 bottleneck di rawat jalan (registrasi berganda, entri manual resep, proses klaim manual, sinkronisasi lab).

  • Solusi: automasi registrasi elektronik, formulir klinis terstruktur, middleware integrasi lab-farmasi.

  • Hasil: pengurangan duplikasi entri data 40% dan waktu pelayanan turun signifikan.

🏥 Studi Kasus 2

RS X – Implementasi EMR

  • Masalah: Rekam medis manual → antrian panjang & duplikasi data.

  • Langkah: Analisis kebutuhan → seleksi vendor → pilot project → pelatihan → evaluasi.

  • Hasil: Waktu pelayanan ↓ 25%, kepuasan pengguna ↑ 30%.

Kesuksesan berasal dari kesesuaian sistem dengan alur kerja, bukan sekadar teknologi.

🚩 Hambatan Implementasi & Cara Menanganinya

  • Kendala kebijakan → pastikan dukungan manajemen puncak.

  • Resistensi pengguna → libatkan end-user sejak awal, lakukan pelatihan simulasi.

  • Kurangnya dokumentasi proses → jalankan BPM dan dokumentasikan SOP.

  • Infrastruktur tidak memadai → rencana upgrade bertahap; gunakan pilot di satu unit.

  • Keterampilan pengguna bervariasi → adakan pelatihan berkelanjutan.

✅ Strategi Implementasi Berbasis Proses

  1. Bentuk tim lintas fungsi (clinical, IT, finance, manajemen).

  2. Lakukan BPM + URS.

  3. Pilih vendor berdasarkan workflow fit dan interoperabilitas.

  4. Pilot kecil → evaluasi → scale-up.

  5. Monitoring KPI proses dan outcome.

📈 Indikator Keberhasilan (Process & Outcome)

  • Process metrics: waktu tunggu, waktu proses pembuatan resep, error rate entri.

  • Outcome metrics: kepuasan pasien, klaim tepat waktu, efisiensi biaya.

📈 Contoh Indikator Keberhasilan

  • Kepuasan pengguna ≥ 80%

  • Waktu input data ↓ 30%

  • Akurasi data meningkat

  • Pengambilan keputusan berbasis data

  • Kepatuhan terhadap regulasi terjaga

Evaluasi sistem = evaluasi keberhasilan transformasi organisasi.

💬 Penutup

“Sistem informasi kesehatan yang efektif dibangun di atas pemahaman mendalam terhadap proses bisnis dan kebutuhan manusia yang dilayaninya.”

“Pahami proses sebelum membeli atau membangun sistem, maka teknologi akan menjadi enabler, bukan beban.”

📚 Referensi & Bacaan Lanjutan

Delone, William H., dan Ephraim R. McLean. 2003. “The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update.” Journal of Management Information Systems 19 (4): 9–30. https://doi.org/10.1080/07421222.2003.11045748.
World Health Organization. 2012. National eHealth Strategy Toolkit. Geneva: World Health Organization. https://www.who.int/publications/i/item/national-ehealth-strategy-toolkit.
Yusof, Maryati Mohd., Jasna Kuljis, Anastasia Papazafeiropoulou, dan Lampros K. Stergioulas. 2008. “An evaluation framework for Health Information Systems: human, organization and technology-fit factors (HOT-fit).” International Journal of Medical Informatics 77 (6): 386–98. https://doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2007.08.011.