Bimbingan Mini Project: Pemilihan & Rencana Adopsi Sistem Informasi Kesehatan

Manajemen Informatika Pelayanan Kesehatan

Mohammad Rizki

mohammadrizki@unram.ac.id

FKIK Universitas Mataram

Agenda Sesi Bimbingan

• Memahami tujuan dan keluaran mini project
  
• Menjelaskan struktur dokumen yang harus dibuat
  
• Memberikan panduan analisis kebutuhan & HTA
  
• Menjelaskan cara mengevaluasi alternatif sistem & vendor
  
• Panduan membuat justifikasi pemilihan
  
• Panduan menyusun rencana implementasi & Monev
  
• Tips penyusunan dokumen dan presentasi

Tujuan Mini Project

Mini project meminta mahasiswa:

1. Menganalisis kebutuhan sistem informasi pada institusi pelayanan kesehatan pilihan masing‐masing.
   
2. Mengevaluasi alternatif sistem dan vendor secara komprehensif (in-house, COTS, open source, cloud/on-premise).
   
3. Membuat rencana adopsi yang realistis dan sesuai kebutuhan institusi.
   
4. Mempresentasikan hasil analisis secara ringkas dan terstruktur.

Mini project mengintegrasikan seluruh kompetensi Sub-CPMK 1–7.
Sumber: RTM tugas

Bentuk Luaran

1. Dokumen Analisis (2.000–2.500 kata)

Berisi:
- Pendahuluan
- Metodologi
- Evaluasi alternatif sistem
- Justifikasi pemilihan
- Rencana implementasi & evaluasi
- Kesimpulan

2. Presentasi 8 slide (5 menit)

Dipresentasikan pada minggu ke-16.

Struktur Dokumen (Wajib)

1. Pendahuluan (±300 kata)

• Profil institusi pelayanan kesehatan
  
• Permasalahan sistem informasi saat ini
  
• Tujuan analisis dan pemilihan sistem

2. Metodologi (±250 kata)

• Cara pengumpulan data (literatur/wawancara/observasi)
  
• Penggunaan simple Health Technology Assessment (HTA)

3. Evaluasi Alternatif Sistem (±700 kata)

Analisis minimal 5 opsi:
- In-house
- Commercial Off-The-Shelf (COTS)
- Open source
- Cloud-based
- On-premise
Evaluasi aspek: fitur, teknis, biaya, keamanan, dukungan vendor, integrasi.

4. Justifikasi Pemilihan (±350 kata)

Dasarkan pada: kebutuhan institusi + hasil HTA + kelayakan biaya + keberlanjutan.

5. Rencana Implementasi & Evaluasi (±300 kata)

Tahapan implementasi, manajemen perubahan, pelatihan, monitoring & evaluasi.

6. Kesimpulan (±100 kata)

Format referensi: Vancouver
Sumber: RTM tugas

Analisis Kebutuhan Sistem

Mahasiswa harus mengidentifikasi:

• Proses bisnis utama (registrasi, rekam medis, lab, farmasi, pelaporan)
  
• Masalah eksisting (duplikasi data, proses manual, keterlambatan laporan, dll.)
  
• Kebutuhan fungsional
  
• Kebutuhan non-fungsional (keamanan, keandalan, integrasi, skalabilitas)

Gunakan teknik seperti:
- Observasi
- Wawancara
- Studi dokumen / kebijakan
- Review literatur

Kerangka Analisis: HTA Sederhana

HTA membantu mahasiswa menyusun analisis secara terstruktur.

Komponen yang digunakan:

1. Aspek klinis/operasional – dampak terhadap pelayanan
   
2. Aspek teknis – infrastruktur, keamanan, integrasi
   
3. Aspek ekonomi – biaya implementasi & pemeliharaan
   
4. Aspek organisasi – kesiapan SDM, budaya kerja, alur kerja
   
5. Aspek legal/etika – kerahasiaan data, standar nasional

Setiap alternatif sistem wajib dievaluasi dengan kerangka HTA.

Evaluasi Alternatif Sistem Informasi

Mahasiswa membandingkan lima kategori sistem:

1. In-house development

• (+) Fleksibel, sesuai kebutuhan
  
• (–) Biaya waktu dan SDM tinggi, risiko kegagalan

2. COTS

• (+) Siap pakai, dukungan vendor
  
• (–) Fitur kadang tidak sesuai, biaya lisensi besar

3. Open source

• (+) Tanpa lisensi, dapat dimodifikasi
  
• (–) Perlu tim teknis internal, risiko dukungan terbatas

4. Cloud-based

• (+) Skalabel, biaya awal rendah
  
• (–) Bergantung pada internet, isu kedaulatan data

5. On-premise

• (+) Kontrol penuh, keamanan lokal
  
• (–) Biaya infrastruktur tinggi

Mahasiswa wajib menyertakan tabel komparasi berbasis HTA.

Menyusun Justifikasi Pemilihan

Justifikasi harus:

• Berdasarkan data & analisis, bukan preferensi pribadi
  
• Menunjukkan kecocokan dengan kebutuhan institusi
  
• Menggunakan hasil HTA untuk memberikan skor/penilaian
  
• Menjelaskan kelayakan teknis, ekonomi, dan operasional
  
• Menunjukkan risiko dan mitigasi

Contoh format:
- Ringkasan hasil komparasi
- Alasan pemilihan
- Konsekuensi / trade-off

Rencana Implementasi Sistem

Harus mencakup:

1. Tahapan implementasi
   • Perencanaan
     
   • Pengembangan/konfigurasi
     
   • Migrasi data
     
   • Pelatihan
     
   • Go-live
     
   • Evaluasi awal
2. Sumber daya
   • SDM
     
   • Anggaran
     
   • Infrastruktur
3. Timeline (Gantt chart sederhana)
   
4. Manajemen perubahan (change management)

Monitoring & Evaluasi Pasca-Adopsi

Komponen penting:

• Indikator kinerja sistem (downtime, kecepatan akses, error rate)
  
• Indikator pelayanan (waktu tunggu, kelengkapan rekam medis)
  
• Kepuasan pengguna (survei pengguna)
  
• Evaluasi keamanan & audit data
  
• Review berkala vendor/dukungan teknis

Mahasiswa harus menunjukkan bagaimana institusi memastikan sistem tetap berjalan optimal.

Tips Menyusun Dokumen

• Ikuti format: Times New Roman 12, spasi 1.15
  
• Gunakan referensi Vancouver sesuai pedoman
  
• Gunakan tabel dan diagram proses
  
• Hindari deskripsi tanpa analisis
  
• Tunjukkan keterkaitan antara masalah → analisis → pemilihan → rencana implementasi
  
• Pastikan orisinalitas (wajib paraphrasing, sitasi benar)

Tips Presentasi (8 Slide, 5 Menit)

Struktur rekomendasi:

1. Profil institusi
   
2. Permasalahan & kebutuhan sistem
   
3. Metodologi & HTA
   
4. Alternatif sistem
   
5. Tabel komparasi
   
6. Keputusan & justifikasi
   
7. Rencana implementasi
   
8. Kesimpulan

Gunakan visual ringkas: tabel, diagram, poin singkat.

Tips & Tricks — Panduan Praktis

Silakan gunakan slide ini sebagai handout bimbingan.

1) Memilih Institusi Studi Kasus

• Pilih institusi yang Anda pahami alurnya (RS, puskesmas, klinik magang).
  
• Pastikan ada akses observasi / wawancara atau dokumentasi.
  
• Pilih masalah nyata: manual entry, duplikasi data, tidak terintegrasi, laporan terlambat.
  
• Hindari institusi terlalu besar/kompleks tanpa data memadai.

2) Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem (Cepat)

Gunakan 5W1H + Pain Points: - What / Who / Why / Where / When / How
- Catat pain points: input ganda, waktu layanan, laporan terlambat, data tidak standar
- Buat tabel singkat: Aktivitas | Pelaksana | Tools | Masalah | Kebutuhan

3) Membuat Proses Bisnis (AS-IS → TO-BE)

• AS-IS: tulis 5–7 langkah utama (bullet atau simple flow).
  
• TO-BE: tunjukkan perbaikan (otomatisasi, integrasi).
  
• Jangan gunakan BPMN berlebihan — grader butuh pemahaman workflow, bukan kompleksitas diagram.

4) Analisis Alternatif Sistem (HTA Sederhana)

Gunakan komponen HTA:

1. Teknis

2. Ekonomi

3. Operasional

4. Organisasi

5. Legal/Etik

• Skor 1–5 tiap aspek.
  
• Contoh tabel scoring (singkat) untuk in-house, COTS, open source, cloud, on-premise.
  
• Jelaskan logika tiap skor (tidak cukup hanya angka).

5) Template Scoring (Contoh)

Alternatif	Teknis	Ekonomi	Operasional	Organisasi	Legal	Total
In-house	4	2	3	3	4	16
COTS	5	3	4	5	5	22
Open source	3	5	3	2	4	17
Cloud	5	4	4	5	4	22
On-premise	4	2	3	4	5	18

6) Menyusun Justifikasi Pemilihan (3 Paragraf)

1. Ringkasan kebutuhan institusi.
   
2. Hasil HTA — opsi dengan skor tertinggi.
   
3. Kesesuaian & trade-offs (biaya, SDM, keberlanjutan).
   > Sertakan mitigasi risiko singkat.

7) Rencana Implementasi — 5 Tahap

1. Perencanaan (kebutuhan final, anggaran, vendor)
   
2. Konfigurasi & instalasi (setup cloud/on-prem)
   
3. Migrasi data (cleaning & standardisasi)
   
4. Pelatihan pengguna (per unit, SOP & manual)
   
5. Go-live & evaluasi awal (masa trial, feedback loop)
   

• Buat Gantt 8–12 minggu (sederhana).

8) Monitoring & Evaluasi (Monev)

Outcome indicators: waktu tunggu, kelengkapan EMR, kesalahan input.
Output indicators: downtime, tingkat adopsi, error rate.
Tools: survei pengguna, audit data, laporan vendor.

9) Tips Menulis Dokumen

• Struktur paragraf PIR: Point — Illustration — Relevance
  
• Setiap klaim diberi dasar/data.
  
• Gunakan tabel/diagram untuk merangkum.
  
• Pastikan transisi antar bab logis dan rujukan lengkap (Vancouver).

Contoh PIR

Institusi mengalami hambatan dalam pengelolaan data pelayanan karena proses pencatatan masih dilakukan secara manual. Berdasarkan observasi, petugas harus menuliskan ulang data pasien dari buku registrasi ke laporan SP2TP, sehingga sering terjadi duplikasi dan ketidakkonsistenan data. Proses rekapitulasi akhir bulan juga memakan waktu karena harus memeriksa ulang pencatatan manual. Kondisi ini menunjukkan perlunya sistem informasi yang mampu melakukan pencatatan otomatis dan integrasi data untuk meningkatkan akurasi serta efisiensi proses pelaporan.

10) Anti-Plagiarism (Sangat Penting)

• Parafrase dengan ubah struktur, jangan hanya sinonim.
  
• Cantumkan sumber untuk konsep non-original (WHO, HL7, Kemenkes).
  
• Jangan copy paste vendor docs — ringkas dengan sitasi.

11) Presentasi 5 Menit — Struktur 1-1-2-2-1

1. Slide pembuka
   
2. Slide kebutuhan sistem
   3–4. 2 slide HTA & hasil analisis
   5–6. 2 slide justifikasi & rencana implementasi
   
3. Slide kesimpulan
   

• Aturan visual: ≤5 kalimat per slide, gunakan tabel/grafik ringkas.
  
• Latihan presentasi minimal 3x (timing).

12) Checklist Sebelum Pengumpulan

Dokumen - 2.000–2.500 kata (±10%)
- Times New Roman 12, spasi 1.15
- Referensi gaya Vancouver
- Struktur lengkap

Presentasi - Maks 8 slide, durasi 5 menit
- Draft siap saat bimbingan, catat masukan dosen

13) FAQ Singkat

• Tidak ada data lapangan? → gunakan asumsi realistis, jelaskan sebagai asumsi.
  
• Tie on HTA? → gunakan tie-breaker: kesiapan SDM / biaya / governance.
  
• Perlu desain DB? → tidak wajib; fokus pada alur & kebutuhan.
  
• Harus SIMRS? → tidak; bisa modul (e.g., lab, farmasi, e-puskesmas).

Referensi & RTM Tugas

Sumber pedoman tugas: Rencana Tugas Mahasiswa (RTM) — Manajemen Informatika Pelayanan Kesehatan.